Аутсорсинг


Дайджест про аутсорсинг

Аутсорсинг
Главная Карта сайта RSS

Главная » Аутсорсинг печати » Аутсорсинг офисной печати


Аутсорсинг офисной печати

Просмотр для Печати
Автор: ne4amb
Просмотров: 937
Дата: 26.09.11
Коммментариев: 0.

Аутсорсинг офисной печати, или АОП (хотя в деловых кругах больше употребляется английское Managed Print Services, или MPS) — это комплекс мер по согласованному управлению печатно-копировальным оборудованием (факс-аппараты, принтеры, копиры и многофункциональные устройства с снпч, осуществляемый внешней узкоспециализированной организацией.

Джек Уэлш, бывший руководитель General Electric, считает, что если какие-либо процессы для вас не являются профильными, то лучше чтобы такими процессами управляли специалисты соответствующих сфер, которые по определению заинтересованы в предоставлении услуг высокого качества. Именно в этом и заключается сущность ИТ-аутсорсинга.

Трудности, связанные с аутсорсингом офисной печати, заключаются в том, что процессы печати достаточно многообразны и при этом сложны по форме. Печатное (текстовое и графическое) производство на протяжении нескольких десятилетий было тесно связано с торговлей соответствующим оборудованием. Однако сейчас наиболее крупные поставщики печатно-копировального оборудования и расходных материалов начинают переориентироваться на сервис-сферу. Техобслуживания и периодических ремонтных работ сейчас им уже мало. Современный аутсорсинг печати — это большой комплекс услуг, в который входят: обеспечение оборудованием, широкий спектр интегрированных услуг, консалтинг оптимизации производительности труда и др.

Аутсорсинг офисной печати — хороший способ не платить за оборудование, а только за конечный результат. ИТ-аутсорсеры обращают внимание на эти тенденции и в связи с этим предлагают различные типы оплаты: покопийная, постраничная оплата и клик-контракты. В результате потребитель оплачивает (чаще всего – ежемесячно) только за объём напечатанного (ксерокопии и факсы). Главные преимущества – не нужно заботиться о расходных материалах, нет лишней нагрузки на подчинённых, исчезает необходимость устранять технические ошибки при печати, осуществлять ремонт и модернизацию оборудования.

Оптимизация и эффективность процесса

Иногда крайне тяжело дать самостоятельную оценку эффективности функционирования какой-либо вспомогательной деятельности, определить перспективы её оптимизации и повышения производительности. Оценка печатно-копировальной деятельности тесно связана со структурной организацией компаний. Затратные компоненты, составляющие, например, стоимость печати страницы документа, могут финансироваться самыми разными структурными подразделениями, что сильно усложняет вычисления финансовых затрат на печать одной страницы. Это требует реорганизации офисной инфраструктуры. Если этой деятельностью займутся специалисты со стороны, то будет сформирована объективная картина оборота документов, и можно будет определить требования, цели и ограничения заказчика. После этого можно заняться оптимизацией оборота документов, основываясь на сделанных выводах.

Ответственность и гарантии

После согласования финансовой модели и плана можно приступать к заключению договора на управление. ИТ-аутсорсер обязан быть ответственным за данные им рекомендации. Степень экономии, определённая в ходе анализа инфраструктуры, должна гарантироваться финансово в рамках договора.

Поставщик на протяжении действия договора согласовывает и управляет изменениями в инфраструктуре, в сопутствующих процессах и процедурах, в том числе – внутренней коммуникацией внутри компании; контролирует работоспособность всей существующей на предприятии офисной техники. Это позволяет не отвлекать от важной деятельности внутренних ИТ-специалистов — все сервисно-ремонтные операции, включая закупку расходного материала, осуществляет поставщик. При составлении контракта можно даже прописать опцию по загрузке бумаги.

Большинство игроков современного российского рынка аутсорсинга ИТ- услуг управления офисной печатью являются системными интеграторами, и для них это не основной бизнес. Поэтому заказчик нередко интересуется уровнем предоставляемых услуг, особенно такими составляющими как скорость вызова при поломке, продолжительность ремонта, эффективность поставки расходных материалов.

Экономия

При передаче управления офисной инфраструктурой сервис-провайдеру уровень экономии достигает более 20-30% от затрачиваемых на печать средств. Уже на первом году управления можно и без больших капиталовложений получать экономию. Такую экономию обеспечивает во многом «покопийная» система оплаты, принцип «все включено», а также особая система контроля затрат.

Современные схемы ценообразования с точностью до сотрудника выявляют и перераспределяют все основные и косвенные затраты на инфраструктуру офиса и вспомогательные процессы. По истечении месяца в соответствии с утверждённым алгоритмом заказчик получает отчет о распределении средств по центрам затрат.

Конфиденциальность

Коммерческое значение крупных проектов, которые затрагивают региональные интересы, а порой и государственные, определяет традиционно высокую конфиденциальность документов солидных компаний, так как информационная утечка может быть угрозой не только реализации отдельных проектов, но и деловых интересов, репутации компании в целом. Решаются такие проблемы за счёт специальной системы учета печатно-копировальных работ с просмотром образов печатаемых и копируемых документов и получением данных о том, какой именно сотрудник, в какое время и на каком устройстве произвел печатные или копировальные действия. Это достигается с помощью:

  • авторизации пользователей бесконтактными электронными картами (в частности, карты контроля доступа, которые применяются в компании);
  • учета печатно-копировальных процессов;
  • просмотра и временного сохранения электронных атрибутов и образов, копируемых и печатаемых документов сотрудниками;
  • управления пользовательским доступом к печатно-копировальному оборудованию;
  • расчета стоимости печатных и копировальных работ.

Более того, каждую печатаемую страницу документа можно снабдить невидимыми пользователю метками с информацией о содержании листа, версии, авторстве, грифе секретности. Именно эти метки предупреждают инсайдерство. При попытке копирования или отправления по почте важного документа внутри организации работа автоматически будет заблокирована, а данные о неавторизованной работе с секретным документом, содержащие данные о сотруднике, документе и времени инцидента, будут направлены в службу безопасности.

Внедрение

Существует 3 этапа внедрения АОП:

  • контроль — ИТ-аутсорсером контролируется парк печатающего оборудования;
  • оптимизация — ИТ-аутсорсер оптимизирует работу имеющегося парка. Аппараты должны работать в оптимальном режиме, без перегрузок и простоев; обеспечивается рациональное использование рабочих площадей, расходных материалов, времени, иных ресурсов, удобство, производительность;
  • улучшение — внедрение новых решений по управлению документооборотом способствуют повышению эффективности основных бумагоемких бизнес-процессов.

Статистика

Сводка Central and Eastern European IDC Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker гласит, что за четвертый квартал 2009 года российским рынком было потреблено более 1 миллиона копиров, принтеров и МФУ на более чем 200 миллионов долларов. Рост этого рынка впервые за последние шесть кварталов IDC зафиксирован одновременно и в финансовом, и в количественном показателях. В четвертом квартале 2009 года было осуществлено 36% годовых поставок, превзойдя первичные прогнозы IDC.

2009 год в целом характерен снижением поставок струйного сегмента (основные потребители которого – домашние пользователи) в меньшей степени, чем поставки лазерного (корпоративного) сегмента. Причина тому — повышение спроса на струйную технику в среде малого бизнеса, что стимулируется снижением цен на технику этой группы. Повышенный интерес также отмечается к струйным моделям, которые рассчитаны на небольшие рабочие группы и обеспечивают более экономную цветную печать.

IDC также прогнозирует, что увеличение необходимости в лазерной цветной печати и слабая насыщенность рынка этими устройствами должны привести к увеличению оборота поставок лазерных цветных принтеров и МФУ. Известный аналитик IDC Russia по печатным устройствам Алина Селивёрстова отмечает, что хотя квартальные итоги и вселяют оптимизм, но говорить о полном восстановлении рынка еще не приходится, так как и в лазерном, и в струйном сегменте по-прежнему популярны менее скоростные и более дешевые устройства. Более того, с конца 2008 года для черно-белого лазерного сегмента было характерно понижение спроса на МФУ и повышение интереса к принтерам. Корпоративного заказчика по-прежнему интересует больше краткосрочная экономия, чем цена отпечатка и стоимость владения.

Итоги 2009 года говорят о прочности позиций основных рыночных игроков. Пятеро главных лидеров (HP, Samsung, Canon, Xerox и Epson) контролировали в штучном выражении 94% рынка. Общая доля этих концернов на протяжении нескольких последних лет неизменно увеличивалась.

IDC предполагает, что рынок печатно-копировальных устройств в России в 2010 году поднимется на 11% в денежном выражении и на 13% в количественном. Повышение объема поставок дополнительно стимулируется необходимостью увеличить свои складские запасы нескольким ключевым игрокам. В ближайшей перспективе структура спроса не поменяется — менее производительные и более дешевые устройства останутся наиболее востребованными как домашними пользователями, так и корпоративными структурами. При этом, первых больше будут привлекать недорогие МФУ, а корпоративные заказчики будут ориентироваться на черно-белые лазерные принтеры низшего уровня. Более отдаленная перспектива (с 2011 года) предрекает большой рост темпа в денежном выражении, то есть повышение интереса к более сбалансированным устройствам в плане соотношения стоимости владения и стоимости отпечатки, что обеспечит снижение доли наиболее дешевых устройств, в структуре поставок в целом.



Читайте также в этом разделе:


Затраты на содержание офиса
До тех пор, пока не проведешь тщательный анализ в большинстве случаев слабые места и значительные издержки не заметны сразу. В итоге кропотливого и тщательного анализа оказывется, что слабых мест немало и одним из них является неоптимальность организованных процессов печати. Основной задачей практически каждой коммерческой организации является получение прибыли с минимальными издержками, т.е обеспечение высочайшего качаства собственной деятельности. Для профессионального исполнения работы необходимо дать возможность каждому специалисту заниматься своей работой. В связи с этим, чтобы достигнуть увеличения производительности труда и снизить издержки на печать имеет смысл обратиться в организацию, для которой основным видом деятельности является аутсорсинг печати

Рынок офисной печати
Согласно отчету объемы печати в Великобритании продолжают расти, а все стратегии по снижению затрат и расходов бумаги остаются незамеченными. Исследование проведенное компанией LoudHouse по заказу Kyocera показывает что 77% опрошенных утверждают, что за послежние 12 месяцев их объемы печати возросли, либо остались на прежнем уровне. Обзор отношения к процессу печати среди работников офисов и менеджеров отделов информационных технологий Великобритании показывает, что средний офисный работник за год расходует 10 000 листов бумаги, из которых 6 800 листов считаются черновиками.

Управление расходами на печать
Начало нынешнего десятилетия принесло осознание того, что развитие интернета не дало существенного уменьшения масштабов пользовательской печати, напротив, подтолкнуло много крупных организаций на поиск путей для значительного снижения своих непроизводительных издержек в области принтерной печати. Ряд предприятий приняли решение переложить все вопросы (или их часть) по организации печати на аутсорсинговую организацию в виде самых разных вариантов, начиная от аренды принтерных комплексов с договорами на их техническое обслуживание и кончая передачей аутсорсеру полного комплекса принтерной печати.

Аутсорсинг печати
Аутсорсинг печати есть услуга, цель которой состоит в том, чтобы оптимизировать управление и уменьшить стоимость бизнес-процессов на содержание и обслуживание оборудования для печати. Это помогает клиенту сосредоточиться на его главном бизнесе, не отвлекаясь на вопросы, связанные с печатным оборудованием. Аутсорсинг печати содержит несколько составляющих. Наиболее важной их них является долгосрочная аренда.

Контракты на печать
Покопийные контракты подразумевают возможность не только оплаты расходных материалов, но и полный аутсорсинг печати, когда аутсорсер принимает на себя как поддержку и техобслуживание печатной техники, включая контроль расходования денежных средств на печать, так и замену оборудования, которое вышло из строя. Аутсорсинг печати имеет широкое распространение в США и Европе благодаря отсутствию необходимости вложений в закуп техники для печати и содержания запаса расходных материалов, поскольку в наличии имеются услуги высокого уровня , предоставляющие специальные условия оплаты и ряд других преимуществ.

Печать на натяжных потолках
Производство печати на натяжных потолках - чрезвычайно обещающий и, фактически, не имеющий конкурентов рыночный сегмент широкоформатной печати. Многие фирмы давно и неоднократно предпринимали попытки печати на различных плоттерах с использованием различных чернил, но приемлемого по качеству результата, не говоря уже о высоком качестве, добиться никому не удалось.





Об авторе:

Источник:www.compulog.ru



Рейтинг: Еще нет оценки

Комментарии


Комментирование закрыто.
© 2010- | Аутсорсинг | outsourcing | 0.09 сек